CashCtrl einrichten
Die Einrichtung dauert etwa 10–15 Minuten und ist einmalig. Du brauchst:
- einen CashCtrl-Zugang mit Administrator-Rechten
- die Konten deines Kontenplans (Forderungen, Erlöskonto, Bank/Kasse)
Am besten hast du CashCtrl und Pawtner Pro in zwei Browser-Tabs offen.
Schritt 1: API-Schlüssel in CashCtrl erstellen
- Melde dich in CashCtrl an.
- Gehe zu Einstellungen (Zahnrad oben rechts) → Benutzer & Rollen.
- Klicke auf Hinzufügen → API-Benutzer hinzufügen.
- Weise dem API-Benutzer eine Rolle zu, die Zugriff auf Journal, Konten, Steuern und Dateien hat. Eine vorhandene Admin-Rolle reicht völlig.
- CashCtrl zeigt dir jetzt den API-Schlüssel an. Kopiere ihn sofort – er wird nur dieses eine Mal im Klartext angezeigt.
Teile den Schlüssel nicht per E-Mail oder Chat. Falls er doch einmal abhandenkommt, kannst du ihn in CashCtrl jederzeit löschen und einen neuen erstellen.
Schritt 2: Organisation herausfinden
Deine Organisation ist der Teil deiner CashCtrl-Adresse vor
.cashctrl.com. Wenn du also unter https://meine-hundeschule.cashctrl.com
eingeloggt bist, lautet die Organisation meine-hundeschule.
Schritt 3: Verbindung in Pawtner Pro anlegen
- Öffne in Pawtner Pro Einstellungen → Buchhaltung.
- Trage bei Organisation den Namen aus Schritt 2 ein.
- Füge bei API-Key den kopierten Schlüssel ein.
- Klicke auf Verbindung testen. Du solltest die Meldung „Verbindung erfolgreich" sehen.
- Klicke auf Verbindung speichern.
- Prüfe die Schreibweise der Organisation (keine Leerzeichen, kein
https://). - Erzeuge in CashCtrl notfalls einen neuen API-Schlüssel und trage ihn erneut ein.
Schritt 4: Konten zuordnen
Sobald die Verbindung gespeichert ist, füllen sich die Auswahllisten mit deinen CashCtrl-Konten. Ordne zu:
| Feld | Was gehört hier hin |
|---|---|
| Sammeldebitor | Dein Forderungskonto, z. B. 1100 Debitoren. Alle Kundenrechnungen werden gesammelt hierhin gebucht (keine einzelnen Kundenkonten). |
| Standard-Erlöskonto | Das Konto für deine Umsätze, z. B. 3400 Dienstleistungsertrag. |
| Nummernkreis-ID (Journal) | Optional. In CashCtrl unter Einstellungen → Nummernkreise zu finden. Leer lassen, wenn du unsicher bist. |
| Steuersätze | Für jeden Steuersatz (z. B. 8,1 %) wählst du den passenden Verkaufssteuer-Code aus – meist mit „MwSt." im Namen. Wähle nicht einen Code mit „Vorsteuer" oder „Bezugsteuer" – die sind für Einkäufe. |
| Konten je Zahlungsart | Für jede Zahlungsart, die du nutzt (Bar, Überweisung, TWINT …), das passende Geldkonto. Nicht genutzte Zahlungsarten kannst du leer lassen. |
CashCtrl unterscheidet z. B. bei 8,1 % zwischen „MwSt." (deine Verkäufe), „Vorsteuer" (deine Einkäufe) und „Bezugsteuer" (Auslandseinkäufe). Für Kundenrechnungen ist immer der Verkaufs-/MwSt.-Code richtig.
- Klicke auf Zuordnung speichern.
Schritt 5: Anbindung aktivieren
Setze den Haken bei Buchhaltungs-Anbindung aktiv und speichere. Optional kannst du zusätzlich Rechnungs-PDF an Buchung anhängen aktivieren – dann landet zu jeder Buchung auch das Rechnungs-PDF in CashCtrl.
Ab jetzt werden neue Rechnungen, Zahlungen und Gutschriften automatisch übertragen.
Erstelle eine kleine Testrechnung, finalisiere sie und prüfe in CashCtrl, ob die Buchung stimmt (siehe Wie die Buchungen aussehen). Passt alles, lösche die Testbuchung in CashCtrl wieder.